Kenapa sebuah perusahaan membutuhkan Policy dan SOP?
Setiap aktivitas operasional perlu adanya panduan dan peraturan agar terciptanya keselarasan dan efektivitas kerja. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan acuan yang digunakan untuk menyelaraskan sistem agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai, sedangkan peraturan terkait tindakan atau kegiatan yang mengatur jalannya aktivitas kerja disebut kebijakan (policy).
Setiap organisasi atau perusahaan manapun mengharuskan pegawainya untuk menyelesaikan serangkaian tugas dalam urutan tertentu. Ada dua faktor penentu keberhasilan dalam aktivitas kerja yaitu:
- Apakah orang tersebut tahu apa yang harus dilakukan?
- Bagaimana orang tersebut tahu itu dilakukan dengan benar?
Adanya prosedur dan kebijakan kerja dapat membantu operasional berjalan dengan baik, mulai dari apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya, dan seperti apa hasil yang diharapkan. Lingkungan yang diatur tidak hanya mengharuskan pekerja memiliki langkah-langkah untuk mendapatkan hasil yang diharapkan, tetapi juga harus memiliki bukti dan dapat membuktikannya. Oleh karena itu, dokumentasi dan audit juga perlu dilakukan. Jika tidak ada SOP, maka tidak akan ada audit yang dapat mengakibatkan kegagalan.
Bagaimana SOP dan Kebijakan bekerja?
SOP
Anda perlu memastikan bahwa Supervisor melihat absen dan menandatanganinya baik secara manual maupun melalui elektronik dalam sistem timesheet.
Kebijakan (policy)
Anda harus memasukkan absen mingguan yang perlu ditinjau oleh supervisor.
Kebijakan dapat mengatur banyak SOP yang berbeda. Perubahan kebijakan dapat berdampak pada proses kerja, begitupun sebaliknya. Hubungan antara kebijakan dan prosedur perlu dikelola secara efektif dan berkaitan satu sama lain untuk melacak dengan benar ‘apa’ yang terkini, untuk ‘siapa’ dan ‘bagaimana’ mereka berhubungan satu sama lain.
Operasional prosedur yang terorganisir memberikan kelangsungan bisnis dan kepercayaan diri untuk kepemimpinan yang dibutuhkan perusahaan sukses. Mengatur dan Menyusun SOP dan kebijakan adalah salah satu aktivitas terpenting yang dapat diselesaikan organisasi/perusahaan. Semua kepatuhan regulasi, mitigasi resiko, pengujian dan pengukuran kinerja didasarkan pada SOP dan kebijakan yang efektif. Menerapkan SOP dan kebijakan (policy) dapat memberikan petunjuk dan arahan yang membantu beberapa pihak dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing, sehingga memperkecil terjadinya risiko kegagalan dan kebangkrutan usaha.